Владельцы бизнеса и руководители всё чаще обращаются к помощи удалённых ассистентов. В чём преимущества такого подхода и почему он набирает популярность?
Ниже рассмотрим, кто такие удалённые ассистенты, чем они отличаются от сотрудников на удалёнке, где их искать и какие задачи им можно делегировать.
Содержание
Кто такие удалённые ассистенты?
Удалённые ассистенты (их также называют онлайн-ассистентами или удалёнными помощниками) – это специалисты, которые выполняют разные задачи дистанционно, без присутствия в офисе.
Физически находиться они могут где угодно. При это они общаются с клиентом по удобным каналам связи: электронная почта, чаты, мессенджеры, телефон.
Процесс работы с удалённым ассистентом выглядит следующим образом. Вы даёте ассистенту задание, указываете сроки его выполнения и предоставляете необходимые данные. После выполнения задачи ассистент возвращает результаты задачи вам по почте, через мессенджер или другим удобным способом.
В чём отличия удалённого ассистента от сотрудника на удалёнке?
Действительно, на первый взгляд эти две модели сотрудничества похожи: и в том, и в другом случае работа выполняется удалённо.
Основное отличие в том, что удалённый сотрудник числится у вас в штате, вы заключаете с ним трудовой договор и каждый месяц выплачиваете ему зарплату.
А онлайн-ассистент вашим сотрудником не является. Поэтому в этом случае у вас нет постоянных расходов на его зарплату, покупку оборудования, налоги и другие выплаты. Вы работаете по договору и обращаетесь к его услугам, только когда в этом возникает необходимость.
Типы удалённых ассистентов
Существуют разные категории ассистентов:
- Бизнес-ассистент (помощник руководителя)
Выполняет роль правой руки руководителя и помогает решать вопросы, связанные с ведением бизнеса. Главная задача бизнес-ассистента – упростить жизнь руководителю.
- Административный ассистент
Административный помощник – это «универсальный солдат», который поможет организовать ваш рабочий день, запланировать встречи, найти информацию в интернете, подготовить отчёт, ответить на электронные письма. Проще говоря, он избавляет вас от офисной рутины и мелких повседневных забот.
- Специалист в какой-то области (например, менеджер соцсетей, дизайнер, копирайтер).
Это «узкий» квалифицированный специалист, который решает конкретные задачи в каком-то одном направлении: пишет статьи для блога, разрабатывает дизайн постов для соцсетей, разрабатывает маркетинговые или рекламные кампании или переводит тексты на другой язык.
- Сервисы удалённых ассистентов
Как правило, такие сервисы имеют в команде специалистов разного профиля и помогают решать самые разные задачи – от административных поручений до ведения целых бизнес-процессов.
Какие задачи можно поручить удалённому помощнику?
Удалённые ассистенты наиболее эффективны для решения следующих задач:
- Задачи, которые не требуют вашего уровня квалификации.
Если вы владелец бизнеса, вам нет смысла тратить своё ценное время на поиск информации в интернете, разбор входящей почты или заполнение таблиц Excel. С этими задачами легко справится ассистент, а вы сможете использовать освободившееся время для более важных дел.
- Задачи, которые требуют узкой экспертизы.
Например, вы хотите развивать свой бренд в соцсетях. Для этого нужен специалист, который знает алгоритмы и особенности разных платформ, правила оформления постов, лучшее время для публикации, умеет создавать интересный контент. Если лично у вас нет нужного опыта и вы не планируете нанимать SMM-менеджера в штат, то оптимальным решением будет привлечь удалённого ассистента – специалиста по ведению соцсетей.
- Любые другие задачи, на которые вы не хотите тратить собственное время и которые у вас нет возможности делегировать сотрудникам.
Удалённый помощник поможет подготовить презентацию компании, забронировать билеты на самолёт, написать и разослать поздравления, выбрать и организовать доставку подарка и избавить вас от множества других мелких хлопот.
Типичные задачи, которые идеально подходят для делегирования ассистенту:
– Организация рабочего графика и электронной почты
– Организация командировок
– Поиск информации онлайн или оффлайн
– Обзвон клиентов или партнёров
– Подготовка и оформление документов
– Набор текста, заполнение таблиц
– Модерация сайтов, соцсетей
– Расшифровка аудио и видео
– Личные поручения
Плюсы и минусы найма удалённого ассистента.
Плюсы:
- Экономия времени: не нужно тратить время на поиски и подбор сотрудника, его оформление и официальное трудоустройство. Удалённый ассистент может сразу же приступить к работе.
- Снижение затрат: ассистенту не нужно ежемесячно платить зарплату, оплачивать отпуск, больничный и страховку. Вы также экономите до 43% на налогах.
- Гибкость и масштабируемость: в период высокой деловой активности, в начале нового проекта или в кризисной ситуации вы можете быстро привлечь любое количество ассистентов, чтобы справиться с возросшей нагрузкой.
- Экономичный и быстрый рост бизнеса: с помощью удалённых специалистов вы можете закрыть любые задачи, необходимые для развития вашей компании. При этом вам не нужно держать в штате специалистов по каждому направлению.
- Рост вашей личной эффективности: когда вы делегируете рутину ассистенту, вы сможете уделить больше времени развитию стратегий, сфокусироваться на приоритетных задачах и более эффективно развивать свой бизнес.
- Производительность: Сотрудник в офисе отвлекается и занимается личными делами. Удалённый ассистент работает с трекингом времени, поэтому всё оплаченное время тратит на полезную работу. Кроме того, исследования говорят о том, что вовлечённость удалённых работников на 11% выше, чем офисных сотрудников.
Минусы:
- Период адаптации: На начальном этапе потребуется какое-то время для введения ассистента в курс дела. Для того чтобы получить максимальный эффект от делегирования, нужно познакомить ассистента с вашими инструментами, процессами и «внутренней кухней» вашего бизнеса.
- Возможные задержки в коммуникации: Из-за удалённого формата работы есть вероятность задержек в передаче информации, проблем со связью и интернетом. Но при сегодняшнем уровне развития технологий и количестве каналов общения, вероятность возникновения проблем с коммуникацией стремится к нулю.
Где найти удалённых ассистентов?
Для поиска ассистентов можно использовать разные каналы: специализированные платформы для рекрутинга (например, HeadHunter), телеграм-каналы, сайты фриланса, соцсети. Выбор канала будет зависеть от того, какие задачи вы хотите делегировать.
Для выполнения разовых задач можно воспользоваться услугами фрилансеров. Но в этом случае всегда есть риск, что фрилансер окажется занят, не сдаст работу в срок или в последний момент откажется от выполнения задачи.
Если вы планируете делегировать разные задачи и процессы на регулярной основе, то вам больше подойдут сервисы удалённых ассистентов, такие как Prosto24.
Здесь вы получаете гарантированную поддержку ассистентов и экспертов по более чем 30 направлениям, а также персонального менеджера, который поможет оперативно решить любые вопросы.
