Многие руководители и собственники бизнеса боятся делегировать. Они живут по принципу «Хочешь, чтобы было сделано хорошо, – сделай сам!»
Действительно, решиться передать часть личных дел ассистенту бывает непросто, особенно если вы привыкли всё делать сами и контролировать каждую деталь. Однако именно с того момента, когда вы начнёте делегировать рутину, у вас в сутках появится несколько лишних часов и начнётся настоящий рост бизнеса.
Но как понять, какие задачи лучше поручить ассистентам, а какие выполнить самому?
Универсального ответа здесь нет. На начальном этапе можете следовать простому правилу: если задача стратегическая и её можете выполнить только вы – оставьте её себе. Если же задача относится к «операционке» и с ней справится любой человек с базовыми навыками – смело делегируйте.
Ниже рассмотрим несколько типов задач, которые целесообразно делегировать удалённым помощникам.
Содержание
Мелкие повседневные задачи
Это всевозможные мелкие дела и задачи, с которыми ежедневно сталкивается любой руководитель или предприниматель: кому-то позвонить, ответить на пару писем, найти какую-то информацию в интернете, проверить статус заказа и тому подобное.
Каждая из этих задач по отдельности не отнимает много времени. И может показаться, что потратить каких-то 10 или 15 минут на её выполнение – не так уж много. Но в сумме это выливается в часы потерянного времени каждую неделю.
Хуже того, если вы всё делаете сами, вам приходится постоянно переключаться с одной задачу на другую. При этом ваши внимание и энергия распыляются, и на действительно важные задачи уже не остаётся сил. И в конце дня вы задаётесь вопросом: «Куда ушло время и что я вообще успел за сегодня»?
Как выйти из этой ситуации? Поручите все мелкие задачи и хлопоты удалённым ассистентам, и вы сразу почувствуете, как ваш день стал на пару часов длиннее. На вас больше не будет давить бесконечный список дел, и вы будете успеваеть больше, а уставать намного меньше.
Рутинные задачи
В любом бизнесе так или иначе приходится выполнять рутинные задачи. Сегодня есть множество инструментов для их автоматизации, но всегда остаётся часть задач и процессов, которые приходится делать вручную.
Чаще всего такие задачи не требуют специальных навыков, и их выполнение заключается в механическом повторении одних и тех же действий. Тем не менее, такая рутина может ежедневно «съедать» часы полезного времени – вашего или ваших сотрудников.
Примеры рутинных задач:
- Обновить информацию в отчёте.
- Внести данные в CRM-систему.
- Написать и отправить письма по шаблону.
- Опубликовать очередной пост в соцсетях.
Рутина может создать ложное ощущение, что вы занимаетесь чем-то важным. А по сути это топтание на месте. За то время, которое вы тратите на выполнение однообразных, повторяющихся действий, вы могли сделать что-то действительно полезное: придумать новую стратегию, обсудить идеи с командой или просто подумать о развитии бизнеса.
Подумайте о том, чтобы переложить как можно больше рутинных задач на удалённого ассистента. Кроме высвобождения времени и энергии, это даст вам возможность сконцентрироваться на задачах, которые приносят реальный результат.
Трудоёмкие задачи
Обычно это несложные задачи, выполнение которых не требует каких-либо специальных навыков или квалификации. Но они связаны с большим объёмом работ, который просто физически невозможно сделать быстро. На выполнение одной такой задачи может уйти несколько часов или даже дней вашего времени.
Примеры таких задач:
- Подготовить большой список контактов для рассылки.
- Найти и отобрать поставщиков по заданным параметрам.
- Найти контактные данные потенциальных клиентов.
- Отсортировать огромный массив данных.
Но зачем тратить своё ценное время на то, что можно поручить кому-то другому? Такие трудоёмкие задачи – идеальный вариант для делегирования удалённым ассистентам. Пока ассистент выполняет для вас монотонную работу, у вас появится дополнительное время на решение глобальных задач вашего бизнеса.
Срочные задачи
Срочные задачи – это разные незапланированные дела и обстоятельства, которые появляются из ниоткуда и требуют вашего внимания здесь и сейчас.
Примеры срочных задач:
- Подготовить отчёт «на вчера».
- Внести изменения в договор в последний момент перед встречей.
- Срочно найти важную информацию.
Когда случаются такие «форс-мажоры», вы бросаете все свои дела и начинаете срочно искать решения, вместо того чтобы заниматься запланированными задачами. При этом вам часто приходится менять свои планы, переносить сроки и даже отказываться от важных встреч. Всё это может отрицательно отразиться на вашем бизнесе.
Делегируйте любые срочные задачи надёжному сервису удалённых ассистентов. В таких сервисах ассистенты проходят специальное обучение и умеют действовать эффективно в любых условиях, поэтому вы получите качественный результат даже несмотря на очень сжатые сроки.
В это время вы сможете продолжать заниматься своими делами и спокойно сфокусироваться на важных стратегических задачах.
Задачи, требующие точности
Это ответственные и кропотливые задачи, в которых в первую очередь важна точность, аккуратность и внимание к деталям. Обычно они отнимают много времени, требуют высокой концентрации и даже могут стать причиной стресса, особенно если вы устали или спешите.
Примеры таких задач:
- Проверка документов на наличие ошибок.
- Редактирование и корректура текстов.
- Сортировка и структурирование данных.
Если постоянно заниматься такими задачами самостоятельно, есть вероятность, что из-за усталости вы допустите ошибку, которая может привести к неприятным последствиям. Это может быть досадная опечатка в важном контракте, ошибка в финансовом отчёте или банковских реквизитах.
Поручите такие задачи удалённым ассистентам. Они специализируются на выполнении ответственной и кропотливой работы, и справятся с ней быстрее. При этом вы сможете сосредоточиться на более важных вопросах.
Специализированные задачи
Это задачи, для выполнения которых нужны компетенции или навыки, которыми вы можете не обладать.
Такие задачи часто бывают интересными, и у многих предпринимателей возникает соблазн заняться ими самостоятельно. Но для их качественного выполнения вам придётся изучать новое для себя направление, осваивать новые инструменты и приобретать новые навыки. При этом велика вероятность того, что полученный результат вас всё равно не устроит. Вы можете впустую потратить огромное количество времени и сил, которые могли бы направить на то, в чём вы хорошо разбираетесь.
Примеры специализированных задач:
- Настройка рекламной кампании.
- Разработка дизайна сайта, инфографики или фирменного стиля.
- Копирайтинг и перевод на иностранные языки.
- Подготовка и настройка холодной email-рассылки.
Если ни у вас, ни у вашей команды нет необходимых компетенций, то целесообразно либо нанять соответствующего специалиста в штат, либо обратиться в специализированный сервис удалённых ассистентов.
В случае с сервисом Prosto24 ваши задачи выполняет целая команда, в том числе профильные специалисты, которые помогут с решением любых узкоспециализированных задач. А вы сэкономите своё время и сможете заниматься теми направлениями, в которых являетесь мастером.
Комплексные задачи
В случае с некоторыми масштабными задачами может потребоваться выполнение работы в несколько этапов. При этом нужно держать в уме множество процессов, следить за сроками выполнения и заниматься несколькими задачами одновременно.
Примеры таких задач:
- Проведение глубокого анализа рынка.
- Разработка стратегии продвижения компании в соцсетях.
- Разработка и проведение маркетинговой кампании.
- Подготовка и организация мероприятий.
Такие задачи могут надолго выбить вас из рабочего графика, особенно если вы пытаетесь всё делать в одиночку. В итоге выполнение такой задачи затягивается, и у вас не остаётся времени для других важных проектов.
Делегируйте комплексные задачи команде удалённых ассистентов. Так вы освободите своё время и избавитесь от стресса. Ассистенты помогут вам с планированием, организацией и выполнением задач, а вы сможете достичь результата быстрее и эффективнее.
Заключение
Когда вы делегируете часть своих задач удалённым ассистентам, вы не только освобождаете время и ресурсы вашей команды, но и делаете ваш бизнес более гибким и устойчивым.
Когда вы избавляетесь от повседневных забот, у вас появляется возможность сосредоточиться на стратегии, развитии компании и достижении новых целей. Если вы хотите освободить своё время от бесконечной рутины и полностью реализовать потенциал своего бизнеса, обратитесь в Prosto24. Мы поможем вам закрыть задачи по разным направлениям, чтобы вы могли сконцентрироваться на главном.
