Если у вас свой бизнес, то вам наверняка приходилось выполнять несколько разных ролей в своей компании. А возможно, и все сразу: вы сами отвечаете на письма и звонки, ведёте учёт, занимаетесь операционкой, маркетингом и продажами.
С точки зрения экономии такая стратегия кажется разумной, потому что вы не тратитесь на найм новых сотрудников и не несёте лишних издержек. Но так ли это?
При комплексном взгляде на ситуацию стремление всё делать самому может обойтись вам гораздо дороже, чем кажется. Хроническая усталость, потеря концентрации, выгорание и упущенные возможности – вот лишь несколько примеров того, к чему это может привести. Давайте разберёмся, почему основатели бизнеса часто попадают в эту ловушку, чем это чревато и в чём плюсы делегирования рутинных задач.
Содержание
Почему мы всё делаем сами?
Многие предприниматели инстинктивно стараются взять на себя как можно больше задач, хотя в этом нет никакой необходимости. Почему так происходит?
Рассмотрим основные эмоциональные и психологические мотивы такого поведения.
Страх потерять контроль
Ваша компания – ваше детище. Вы тщательно продумали каждый элемент вашего бизнеса и вложили в его развитие много труда и времени. Поэтому мысль о том, чтобы поручить даже небольшую задачу кому-то другому, создаёт дискомфорт.
А вдруг они справятся хуже вас? Или допустят ошибку?
Когда вы поручаете задачу кому-то другому, вы теряете контроль над её выполнением, а это вызывает тревогу.
Из-за этих страхов вы решаете, что “надёжнее” будет сделать всё самому, даже если вы и так перегружены.
Привычка делать «как всегда»
Когда вы в течение многих лет выполняете одни и те же задачи, это становится вашей второй натурой. Каждое действие отработано до автоматизма, и вы уже знаете, как его можно выполнить лучше и быстрее.
Поэтому делегировать привычную задачу кому-то другому кажется сложнее, чем выполнить её самому. Мы часто думаем: «Это займёт всего пару минут» или «Проще сделать самому, чем объяснять». И продолжаем совершать одну и ту же ошибку – то есть, не делегируем.
Искать помощника слишком трудно
Для того чтобы найти хорошего помощника, требуется время. Нужно написать текст вакансии, отобрать кандидатов, провести собеседования, организовать обучение.
Поэтому часто перспектива поиска и найма сотрудника выглядит страшнее, чем нынешнее положение дел, когда мы всё делаем сами.
Так легко попасть в ловушку мыслей вроде: «Зачем усложнять?» Попытка избежать сложностей с наймом и обучением помощника кажется более простым решением — но только в краткосрочной перспективе.
Ложное ощущение продуктивности
Часто собственники бизнеса увязывают количество обязанностей, которые они на себя возложили, с чувством веса в своей компании.
Они боятся, что если делегируют часть своих дел и у них станет меньше работы, то их посчитают ленивыми или менее важными для бизнеса.
Часто мы себе в этом не признаёмся, но в выполнении мелких второстепенных задач есть что-то успокаивающее, приятное. Когда ваш рабочий день расписан под завязку, можно больше не думать – нужно просто брать и делать. Это вызывает ощущение, что вы заняты делом, и отвлекает от более серьёзных проблем, за которые так не хочется приниматься. Но в глубине души вы понимаете, что постоянная занятость рутиной никак не поможет росту бизнеса.
Свои ошибки легче принять
Никто не застрахован от ошибок. Но у человека есть такая особенность: свои просчёты мы принимаем легче, чем ошибки других.
К своим ошибкам мы относимся проще, потому что можем обосновать мотивы и логику своих действий. Мы понимаем, почему поступили так, а не иначе.
Но если ошибку допускает кто-то другой, мы видим только её результат и реагируем более болезненно. Поэтому интуитивно мы пытаемся избежать негативных эмоций, которые придётся пережить, если кто-то другой плохо справится с задачей. И из-за этого боимся делегировать.
Скрытые издержки
Доводы предпринимателей, которые продолжают выполнять работу нескольких сотрудников, могут казаться убедительными, а выбранная стратегия – обоснованной.
Но давайте посмотрим, как эта привычка может в перспективе отразиться на вашем бизнесе и вашей жизни.
Потери времени
Административные задачи коварны. Простая задача, которую вы хотели сделать по-быстрому, может незаметно растянуться на целый день.
Например, вы запланировали 10 минут в своём графике, чтобы ответить на все входящие сообщения. А спустя час замечаете, что не разобрали и половины писем, поэтому вам придётся потратить ещё часть дня, чтобы ответить всем.
Такие мелкие задачи незаметно накапливаются и поглощают самый ценный ресурс – ваше время.
По статистике только на работу с почтой у руководителей уходит до четверти рабочего дня , или до 10 часов в неделю. Но кроме почты есть и другие рутинные дела, которые отнимают ваше время. Получается, что вы тратите минимум 13 недель чистого времени в год на вспомогательные задачи, которые не требуют ни ваших навыков, ни опыта, ни статуса руководителя.
Финансовые потери
На первый взгляд кажется, что делать всё самому – самый экономный вариант, потому что вы не несёте расходы на поиск персонала, зарплаты и оборудование рабочего места.
Но это не совсем так.
Готовы ли вы платить часовую ставку генерального директора за проверку электронной почты, заполнение таблиц или планирование рабочего графика?
Но именно это и происходит.
Когда вы сами выполняете административные задачи, вы, по сути, нанимаете себя за высокую зарплату для выполнения простой работы. Это всё равно что нанять шеф-повара для мытья посуды.
Например, с учётом ценности, которую вы приносите своему бизнесу, ваше время стоит 10000 р в час. При этом на административные задачи вы обычно тратите 10 часов в неделю. Получается, что каждую неделю вы теряете 100 т. р. Однако вы можете нанять удалённого ассистента на те же 10 часов, что будет стоить всего около 10 т. р. Вместо того чтобы вкладываться в рост и получение прибыли, вы тратите ресурсы на задачи, которые практически не влияют на рост вашего бизнеса.
Психологические издержки
68% российских предпринимателей испытывают высокий уровень стресса.
К сожалению, недостаток сна, умственное переутомление, хроническая усталость – частые симптомы многих бизнесменов и руководителей. Виной тому – постоянная смена ролей, бесконечный круговорот дел и отсутствие отдыха.
Работа в таком режиме вызывает сильное эмоциональное напряжение, что отражается не только на вашем бизнесе, но и на других сторонах жизни. Ваш мозг просто не успевает обрабатывать поступающую информацию, вам трудно сосредоточиться, правильно определять приоритеты и принимать решения.
Получается замкнутый круг: из-за стресса вы допускаете больше ошибок, хуже справляетесь с нагрузкой и в результате выбиваетесь из графика, что в итоге приводит к ещё большему стрессу. И так до бесконечности.
Постоянное нахождение в таком состоянии может закончиться выгоранием и полной потере интереса к вашему делу.
Упущенные возможности
Вы когда-нибудь задумывались над тем, сколько возможностей вы можете упустить, пока занимаетесь административными задачами?
Каждый час, потраченный на обслуживающие задачи, вы могли бы направить на поиск идей, разработку стратегий или новые перспективные проекты. Даже когда для бизнеса неожиданно открывается окно возможностей, многие предприниматели просто его не замечают или не успевают им воспользоваться, потому что слишком погружены в повседневные заботы.
Нарушение баланса между работой и личной жизнью
Согласно опросу, почти 65% предпринимателей в России готовы уделять своему бизнесу 12 и больше часов в день.
Суровая реальность такова, что многие руководители продолжают работать по вечерам, в выходные, а часто – и в отпуске.
Постоянная работа допоздна и отсутствие выходных могут привести к напряжению в отношениях с близкими, которое со временем может перерасти в чувство вины, ухудшая ваше и без того подавленное эмоциональное состояние.
Кроме психологического, страдает и ваше физическое здоровье – хроническая усталость, плохой сон, отсутствие нормального питания и физических нагрузок не проходят бесследно.
Если ничего не менять, то рано или поздно грань между работой и личной жизнью исчезнет окончательно, и у вас вообще не останется времени на себя: на отдых, восстановление сил и заботу о своём здоровье. Из-за хронического дефицита энергии вы рискуете попасть в порочный круг, когда чем больше вы работаете, тем меньше успеваете. И всё это на фоне проблем со здоровьем и испорченных отношений.
Плюсы делегирования
Вот что произойдёт, когда вы начнёте делегировать рутинную работу:
У вас появится свободное время
Когда вы делегируете рутинные задачи, вы в прямом смысле возвращаете себе потерянное время. Представьте, что теперь каждую неделю у вас есть один лишний день, который вы можете потратить на что угодно.
Можете посвятить его рабочим вопросам: разработке новых идей, встречам с партнёрами или продумыванию долгосрочной стратегии. Или можете заняться своим хобби и личными проектами, которые вы долго откладывали из-за постоянной занятости и нехватки времени. Или позволить себе такую роскошь, как провести время с семьёй или друзьями, расслабиться, набраться сил и привести дела и мысли в порядок.
Проще говоря, у вас появится время на себя, на жизнь и на реализацию ваших планов.
Вы сможете сфокусироваться на главном
Когда вы перекладываете рутинные процессы на ассистентов, у вас появляется возможность сфокусироваться на тех областях, в которых вы настоящий профи.
Это может быть разработка новых продуктов, поиск клиентов, инвесторов и партнёров или создание маркетинговых стратегий. Именно в этой работе ваше мастерство, навыки и опыт принесут наибольшую пользу компании.
Просто представьте, как изменится ваш бизнес – и ваша жизнь, – если большую часть времени вы будете заниматься тем, что вам действительно нравится и что вы умеете лучше всего. Вместо того чтобы распыляться на мелочи, вы сможете посвятить себя задачам, которые ведут к реальному росту бизнеса.
Вы станете более организованным
После делегирования второстепенных задач вы почувствуете, что снова можете управлять своим временем и ресурсами.
Из вашей рабочей жизни исчезнет хаос, потому что больше не нужно разрываться между разными делами и постоянно переключать фокус внимания. Вы сможете распланировать свой день или неделю так, чтобы сосредоточиться на самом важном.
Снижение нагрузки и уровня стресса помогут вам обрести ясность. Вы сможете принимать более взвешенные решения и у вас будет достаточно энергии на их реализацию. Задачи перестанут накапливаться, а вы определите приоритетные цели и будете спокойно работать над их достижением.
Вы сможете быстрее масштабировать свой бизнес
В каждом бизнесе есть нераскрытый потенциал. Но чтобы его увидеть и реализовать, нужны креативность, время, и целенаправленная работа в этом направлении.
Когда вы освобождаетесь от однообразных задач, вы создаёте себе все условия для быстрого роста. Вы больше не отвлекаетесь на мелкие задачи, начинаете замечать новые возможности и можете сосредоточиться на разработке стратегий, которые помогут вывести ваш бизнес на новый уровень.
Заключение
Если вы вырастили свою компанию с нуля, вам может быть сложно отпустить контроль и делегировать хотя бы часть функций ассистенту.
Но завязывая все процессы на себя и пытаясь контролировать каждую мелочь, вы не только истощаете себя, но и не даёте своему бизнесу развиваться. Рано или поздно наступит момент, когда вы достигнете предела своих возможностей и рост остановится.
Помните, что ваше время и компетенции слишком ценны, чтобы тратить их на ежедневную рутину. Начните делегировать всё, что не требует вашего личного участия, и сосредоточьтесь на развитии своего бизнеса.
А сервис удалённых ассистентов Prosto24 готов вам в этом помочь.
