Спрос на услуги удалённых ассистентов в разных сферах бизнеса продолжает расти. Это объясняется очевидными плюсами найма ассистента «на удалёнке»: гибкость, сокращение затрат, оптимизация времени и повышение продуктивности.
Однако некоторым предпринимателям не удаётся выстроить эффективное взаимодействие с удалёнными ассистентами. Чаще всего причина кроется не в компетентности конкретного ассистента или сервиса и не в самой концепции дистанционного делегирования. Просто при работе с удалённым ассистентом необходимо знать и учитывать некоторые важные особенности.
В данной статье мы приводим 12 советов по работе с удалёнными ассистентами исходя из своего опыта. Эти рекомендации помогут вам избежать распространённых ошибок и сделать работу с ассистентом приятной и эффективной.
Содержание
- Чётко формулируйте задачи
Дайте ассистенту чёткие инструкции, предоставьте всю необходимую информацию, укажите сроки и обозначьте, что вы ожидаете получить в результате выполнения задачи. Некоторые вещи, которые кажутся вам очевидными, могут быть неочевидны для ассистента. Поэтому в ТЗ укажите все детали, которые вы считаете важными для качественного выполнения вашего поручения.
Всегда ставьте измеримые метрики, обозначайте ожидаемый результат и сроки выполнения задачи, даже если она не срочная.
- Дайте ассистенту все необходимые материалы
Предоставьте ассистенту корпоративные шаблоны, логотипы, иконки, стандарты оформления документов и прочие ресурсы. Вы также можете показать ему «плохие» и «хорошие» примеры, чтобы у него сформировалось правильное понимание ваших ожиданий. Так вы сможете сразу получить нужный результат и сэкономите время на доработку.
- Используйте системы управления проектами
Используйте инструменты для организации и отслеживания задач, такие как Trello, YouGile, Битрикс24 или им подобные.
Дайте вашему ассистенту доступ к своему списку задач, чтобы он видел, что и когда нужно сделать, какие задачи являются приоритетными, а какие – второстепенными или опциональными. Дополнительный плюс такого подхода заключается в том, что вам не нужно тратить время на постановку задач. Ваш ассистент просто видит их в приложении и выполняет в порядке приоритетности.
- Обеспечьте эффективную коммуникацию
Плохо налаженная коммуникация может приводить к недопониманию и ошибкам. Например, из-за отсутствия чётких указаний ассистент может потратить время на выполнение второстепенных задач вместо приоритетных.
При чёткой коммуникации ваш ассистент сразу правильно и однозначно понимает, какой результат вы хотите получить после выполнения задачи. Это упрощает его работу и минимизирует риск ошибок.
- Определите, в каких случаях и по каким каналам вы будете общаться с ассистентом. Например, вы можете указать, что подробную информацию хотите получать по email, а для срочных сообщений использовать мессенджеры.
- Установите график регулярных встреч или созвонов для обсуждения хода задач или других возникающих вопросов.
- Используйте голосовые сообщения для быстрого делегирования задач «на ходу». Если задача сложная, вы всегда сможете позднее отправить текстовое сообщение с дополнительными пояснениями.
- Вы можете создать отдельные группы или каналы в мессенджерах для разных проектов. Там же можно проводить групповое обсуждение и быстро обмениваться файлами.
- Используйте платформы и инструменты, которые позволяют «расшаривать» файлы или работать с ними одновременно. Примеры: Google Drive, Yandex Disk, OneDrive, Google Sheets, Google Docs.
- Для большей наглядности и предоставления визуальных инструкций используйте программы для записи или демонстрации экрана в режиме реального времени, такие как Zoom, Microsoft Teams или Loom.
- Начните с малого
На начальном этапе делегируйте ассистенту несложные задачи с понятным ожидаемым результатом. Так вы сможете оценить качество работы ассистента и дать ему обратную связь. Вы также увидите, что и как можно улучшить, чтобы сделать процесс делегирования более эффективным.
При таком подходе вы минимизируете риски и постепенно учитесь доверять ассистенту всё более сложные и объёмные задачи.
- Начните с простых задач, у которых не «горят сроки» и которые не требуют доступа к чувствительной информации: вашим аккаунтам в соцсетях, почте, банковским картам, личным данным.
- Не нанимайте ассистента на полные 160 часов в месяц. Начните с 5–10 часов в неделю, чтобы попробовать и оценить эффективность работы вашего нового помощника. Когда почувствуете, что этого объёма поддержки начинает не хватать, постепенно увеличивайте количество часов.
- Давайте обратную связь
Старайтесь всегда давать ассистенту обратную связь по задачам. Ваши комментарии помогут ему понять, что сделано хорошо, а что можно сделать иначе, лучше или эффективнее.
Если первоначальный результат вас не устроил – скажите об этом ассистенту, и он его исправит. А в следующий раз, выполняя аналогичную задачу, он учтёт ваши комментарии, и вы получите желаемый результат с первого раза.
- Не бойтесь делегировать
Оставьте себе только те задачи, которые можете выполнить только вы. Всё остальное, несмотря на опасения, старайтесь перекладывать на ассистента.
Многие руководителя страдают от синдрома вечной занятости: они постоянно что-то делают и у них нет ни минуты свободного времени, но это не даёт видимых результатов.
Если вы не отпустите ситуацию и будете пытаться всё держать под контролем, вы не сможете эффективно делегировать. А без делегирования нет роста бизнеса.
- Не переделывайте за ассистентом
Если вы недовольны результатом – не переделывайте ничего сами. Дайте ассистенту конструктивную обратную связь и время на исправление.
Весь смысл работы с удалённым ассистентом заключается в том, чтобы разгрузить ваш день и дать возможность заниматься более важными делами. Если вы будете переделывать работу за ассистентом, вы только зря потратите время, а в следующий снова раз столкнётесь с той же проблемой.
- Делегируйте критические задачи с запасом по времени
При выполнении некоторых задач ассистенту приходится взаимодействовать с курьерскими и почтовыми службами, сервисами доставки, поставщиками и другими организациями. Помните, что ассистент не всегда может повлиять на их работу. И, несмотря на все его усилия, из-за действий таких третьих сторон могут пострадать сроки и качество выполнения задачи.
Примеры таких ситуаций:
- Задержка доставки документов курьерскими службами из-за загруженности или погодных условий.
- Возможные задержки или потеря почтовых отправлений.
- Ошибки или задержки при заказе товаров или услуг у сторонних поставщиков.
Поэтому всегда планируйте критические задачи с запасом времени. Если сроки выполнения задачи критичны, заранее скажите об этом ассистенту, чтобы он мог предложить альтернативные варианты.
- Не перегружайте ассистента
Хаотичное делегирование без чёткого распределения задач по срокам и приоритетности может привести к перегрузке ассистента информацией. Результатом этого может стать ухудшение концентрации, появление ошибок, снижение общей эффективности и качества работы.
Сервисы удалённых ассистентов легче справляются с большими нагрузками благодаря наличию большого штата ассистентов. Например, в сервисе Prosto24 для вас на бэк-энде работает целая команда, поэтому мы можем выполнять несколько ваших задач одновременно без потери качества. Тем не менее, чёткая постановка задач поможет нам лучше спланировать работу, чтобы выполнить ваши задачи по приоритетности, в указанные сроки и с наилучшим результатом.
- Не завышайте ожидания от работы с ассистентом
Если ранее у вас был опыт взаимодействия с другими ассистентами или сервисами, не стоит автоматически ожидать, что новый ассистент или сервис будет работать так же.
Помните о том, что ваш новый ассистент ещё не знаком с вашими предпочтениями и ожиданиями. Здесь очень важна чёткая коммуникация с вашей стороны: как должна быть выполнена та или иная задача, что вы хотите получить в итоге и как должны быть оформлены результаты.
Чем конкретнее вы будете формулировать задачи и ожидания, тем быстрее ваш ассистент адаптируется к вашему стилю работы и сможет эффективно выполнять задачи даже без подробных инструкций.
- Закройте вопрос с конфиденциальностью данных
В случае нерешённого вопроса с защитой конфиденциальности данных у вас могут оставаться сомнения и недоверие. Вы будете опасаться поручать некоторые задачи, а это отрицательно повлияет на эффективность работы с ассистентом в целом.
Поэтому подпишите с вашим ассистентом необходимые документы о неразглашении информации, чтобы вы могли спокойно передавать ему все задачи и получать максимум пользы от делегирования. В случае с сервисами удалённых ассистентов, такими как Prosto24, вопрос защиты данных решается на уровне самого сервиса. Мы подписываем соглашения о неразглашении со всеми нашими сотрудниками и передаём данные только по защищённым и безопасным каналам. Поэтому при работе с нами вы можете не беспокоиться о сохранности своей информации.
Заключение
Работа с удалёнными ассистентами открывает перед бизнесом огромные возможности: экономия времени, повышение эффективности и снижение затрат. Однако успех во многом зависит от грамотного подхода к делегированию и выстраиванию эффективной коммуникации.
Благодаря нашим рекомендациям вы сможете избежать распространённых ошибок, наладить продуктивную работу с вашим удалённым ассистентом и получить максимальную отдачу от делегирования.
